HELYZET CÉLJA
Ez a pozíció felelős a befogadás, sokféleség, egyenlőség és hozzáférhetőség (IDEA) menedzserének és vezetőinek adminisztratív támogatásáért, beleértve az érzékeny és bizalmas ügyek kezelését, az összes jelentés karbantartását és nyomon követését az irodában és azon kívül. Levelezéseket, jelentéseket, jegyzőkönyveket, prezentációkat készít és dolgoz fel. Kutasson és gyűjtsön referenciaanyagokat, és szükség szerint segítsen a projektekben. Nyomon követi és nyomon követi a projekthez és a programhoz kapcsolódó tevékenységeket, adatokat visz be, és nyomon követi az időt és a részvételt.
FŐ FELADATAI
- Adminisztratív támogatást nyújt a befogadás, a sokszínűség, a méltányosság és a hozzáférhetőség vezetőinek és személyzetének.
- Támogatást nyújt a folyamatban lévő projektekhez, beleértve a kutatást, a referenciagyűjtést, az ülések tervezését és koordinálását, a projektdokumentációt, az e-regisztrációt és karbantartást stb.
- Programokat, listákat, feljegyzéseket és jelentéseket készít, figyel és karbantart.
- Elkészíti és kiosztja a napirendeket, jegyzőkönyveket, levelezéseket, beszámolókat (beleértve a tanácsi jelentéseket is), előadásokat és tájékoztató anyagokat.
- Adott esetben referenciaanyagokat és/vagy tájékoztató feljegyzéseket biztosít a kérdések megválaszolásához és a találkozókhoz.
- Levelezéseket, jelentéseket, táblázatokat és prezentációkat készít, formáz, lektorál, szerkeszt vagy áttekint.
- Támogatja a számlafeldolgozást és a bizonylatok nyomon követését.
- Kezeli a bizalmas ügyeket, a kényes politikai vagy humánerőforrás-ügyeket, mint például a személyzeti nyilvántartások vezetése, a jelenléti ívek kitöltése, a szabadságok beosztása szükség szerint.
- Megbeszéléseket szervez, ideértve a létesítmények, audiovizuális eszközök megszervezését, a napirend elkészítését és kiosztását, a részvétel megerősítését és a jegyzőkönyvezést.
- Kezeli, tárolja és megvásárolja a jóváhagyott vásárlásokat a Pcard segítségével, és gondoskodik arról, hogy minden támogatott dokumentumot nyomon kövessenek és a szabályzatnak megfelelően szállítsanak.
- A vállalati szabványoknak megfelelően karbantartja az adminisztratív fájlrendszereket, és előkészíti a dokumentációt az irodán kívüli tároláshoz és/vagy visszakereséshez.
- Tanácsadóként és kapcsolattartóként működik, kapcsolatot tart a nyilvánosság tagjaival vagy más szervezetekkel, hogy szükség szerint rutin információkat cseréljen; Pontos információkkal látja el a belső és külső érintetteket, és szükség esetén átirányít.
- Kérésre levelekre válaszokat ír és válaszokat készít.
- Igény szerint adatokat visz be és jelentéseket készít.
- Igény szerint gondoskodik a kongresszusokra/konferenciákra való regisztrációról és az utazási szállásokról.
Tipo de vaga: Tempo Integral, Comissionado
$ads={1}
$ads={2}